Informacje o przetwarzaniu danych osobowych w Grupie Kapitałowej Polskiego Holdingu Nieruchomości

Szanowni Państwo,
w dniu 25 maja 2018 r. weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływ takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych”, „RODO”) (Dz. Urz. UE L 2016, Nr 119). Rozporządzenie nakłada szereg nowych obowiązków na podmioty, które gromadzą, przetwarzają i wykorzystują dane osobowe.

Istotnym obowiązkiem Polskiego Holdingu Nieruchomości (PHN)^[1] jest zapewnienie odpowiedniej ochrony i właściwego wykorzystywania danych osobowych.

Przygotowaliśmy dla Państwa niezbędne informacje na temat przetwarzania danych osobowych w PHN. Dowiedzą się Państwo w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe oraz jakie mają Państwo z tym związane prawa.

Kto jest administratorem Pani/Pana danych osobowych?
Jeżeli korzysta Pani/Pan z naszych usług i pozostawia nam swoje dane osobowe, wskazanie właściwego podmiotu odpowiedzialnego za ich przetwarzanie zależy od celu, w jakim je zbieramy. Przykładowo, jeśli korzysta Pani/Pan z usług jednej ze spółek Grupy Kapitałowej Polskiego Holdingu Nieruchomości, to administratorem danych, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Pani/Pana dane osobowe będzie ta spółka, która jest usługodawcą.
Spółką wiodącą w Grupie Kapitałowej Polskiego Holdingu Nieruchomości jest:
Polski Holding Nieruchomości S.A., adres siedziby: Al. Jana Pawła II 12, 00-124 Warszawa.
Z kim należy się skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu swoich danych osobowych?
Należy skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych. Poniżej jego dane kontaktowe:
adres e-mail: IOD@phnsa.pl
adres pocztowy: Inspektor Ochrony Danych, Al. Jana Pawła II 12, 00-124 Warszawa.

Na jakiej podstawie i w jakim celu przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe?
Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych przez Polski Holding Nieruchomości stanowi art. 6 ust. 1 lit. a), b) lub c) oraz f) Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych.
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane:

1. w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na PHN (art. 6 ust. 1 lit. c) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), w tym:
   • spełnienie obowiązków informacyjnych spółki wobec rynku kapitałowego;
   • prowadzenie księgi akcyjnej, księgi protokołów Zgromadzeń Wspólników i Walnych Zgromadzeń oraz list uprawnionych;
   • wynikających z pełnomocnictw, warrantów subskrypcyjnych.
2. w celu realizacji umów zawartych z PHN (art. 6 ust. 1 lit. b) Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych), w zakresie:
   • wykonawstwa oraz dostawy;
   • realizacji projektów budowlanych;
   • nabycia lokalu;
   • wynajmu i sprzedaży nieruchomości;
   • prowadzenia działalności hotelowej;
   • udzielania zamówień i współpracy z kontrahentami zewnętrznymi;
   • pozyskiwania oraz wykorzystywania operatów szacunkowych.
3. na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych), w zakresie:
   • prowadzenia działań marketingowych, promocji usług oferowanych przez PHN;
   • prowadzenia postępowań przetargowych;
   • złożenia oświadczenia o zachowaniu poufności oraz listów intencyjnych;
   • przedstawienia oferty;
   • realizacji procesu wyboru rzeczoznawcy.
4. na podstawie naszych tzw. prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f) Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych) w zakresie:
   • prowadzenia korespondencji w przypadku realizacji prośby o kontakt (np. przez formularz kontaktowy);
   • weryfikacji i kontroli poprawności procesów wewnętrznych i operacyjnych;
   • obsługi organów spółki.

Ponadto PHN przetwarza dane osobowe m.in. w następujących celach:

• prowadzenia ewidencji księgowej, dokonywanie przelewów,
• realizacji przepisów prawa do których przestrzegania pracodawca/zleceniodawca jest zobligowany,
• realizacji obowiązków płatnika związanych z obsługą i wysyłką deklaracji podatkowych,
• realizacji procesów rekrutacyjnych,
• realizacji porozumień/umów z podmiotami zewnętrznymi (dane powierzone przez inne podmioty – administratorów danych osobowych),
• realizacji przepisów ustawy o Systemie Ubezpieczeń Społecznych oraz innych przepisów prawa do których stosowania zobligowany jest Płatnik,
• realizacji zamówionej przez użytkownika serwisu usługi newsletter,
• wymiany wizytówek w trakcie różnego rodzaju wydarzeń,
• przechowywania danych dla celów archiwalnych, oraz zapewnienie rozliczalności (wykazania spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa).

Jakie kategorie danych osobowych przetwarza PHN?
Są to w szczególności:

• dane identyfikacyjne lub związane z weryfikacją osoby, czyli
• ustaleniem lub sprawdzeniem jej tożsamości;
• dane finansowe;
• dane dotyczące działalności zawodowej lub gospodarczej w związku z realizacją umów oraz działaniami podejmowanymi przez PHN;
• dane dotyczące poszukiwania na stronie internetowej, które są danymi osobowymi – są one pobierane zgodnie z polityką cookies i polityką prywatności lub innymi oświadczeniami/zgodami w tej sprawie.

Czy istnieje obowiązek podania danych osobowych?
W przypadku, kiedy przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody, podanie tych danych ma charakter dobrowolny.
Kiedy przesłanką do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych są przepisy prawa powszechnie obowiązującego lub zawarta pomiędzy stronami umowa, podanie danych jest niezbędne do realizacji wynikających z nich obowiązków.
W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody to przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w każdym czasie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Jakie ma Pani/Pan uprawnienia wobec PHN w zakresie przetwarzanych swoich danych?
Gwarantujemy spełnienie wszystkich Państwa praw wynikających z Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych, tj. prawo dostępu, sprostowania oraz usunięcia Pani/Pana danych, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, a także prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.
Uprawnienia te może Pani/Pan wykonać, gdy:

• w odniesieniu do żądania sprostowania danych: zauważy Pani/Pan, że dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
• w odniesieniu do żądania usunięcia danych: gdy dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez PHN; cofnie Pani/Pan swoją zgodę na przetwarzanie danych; zgłosi Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych; Pani/Pana dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem; dane powinny być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
• w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych: zauważy Pani/Pan, że dane są nieprawidłowe – można żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych; Pani/Pana dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będzie Pani/Pan chciał/a, aby zostały usunięte; dane nie będą nam już potrzebne, ale mogą być potrzebne Pani/Panu do obrony lub dochodzenia roszczeń; lub wniesie Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po naszej stronie są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
• w odniesieniu do żądania przeniesienia danych: przetwarzanie danych odbywa się na podstawie Pani/Pana zgody lub zawartej umowy.
• ma Pani/Pan prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Pani/Pana danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Urząd Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Komu udostępniamy Pani/Pana dane osobowe?
PHN może przekazywać Pani/Pana dane osobowe podmiotom uprawnionym do uzyskiwania tych danych na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, którym przekazanie danych jest konieczne dla wykonania określonej czynności, np. wykonania usługi; którym dane mogą być przekazane na podstawie Pani/Pana zgody lub upoważnienia; które są izbami rozliczeniowymi lub innymi podmiotami prowadzącymi rozliczenia, instytucjami finansowymi, firmami ubezpieczeniowymi lub podmiotami je reprezentującymi.
Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane pomiędzy podmiotami Grupy Kapitałowej Polskiego Holdingu Nieruchomości, w przypadku zaistnienia takiej konieczności, na zasadach określonych w przepisach prawa.
Pani/Pana dane osobowe mogą być powierzone do przetwarzania podmiotom zewnętrznym w ramach realizowanych przez nie usług na podstawie umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych, a podmioty te są również zobowiązane do zachowania poufności przetwarzanych danych. Będą to w szczególności podmioty wspierające PHN np. wykonujące usługi konsultingowe lub audytowe.

Jak długo przechowujemy Pani/Pana dane osobowe?
Od momentu pozyskania, Pani/Pana danych osobowych będą one przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych powyżej, a po tym czasie przez okres wymaganym przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane:

• w zakresie realizacji zawartej przez Panią/Pana z PHN umowy, przez czas jej realizacji, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
• w zakresie wypełniania obowiązków prawnych ciążących na PHN w związku z prowadzeniem działalności i realizacją zawartych umów, przez okres do czasu wypełnienia tych obowiązków przez PHN;
• w zakresie marketingu i promocji usług oferowanych przez PHN, przez okres niezbędny do realizacji celu lub do czasu wycofania przez Panią/Pana zgody na takie przetwarzanie;
• w zakresie wewnętrznych celów administracyjnych, przez okres do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów PHN stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez Panią/Pana sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.

Jednocześnie, w celu rozliczalności będziemy przechowywać dane przez okres, w którym PHN zobowiązana jest do zachowania danych lub dokumentów je zawierających dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych, w tym umożliwienia kontroli ich spełnienia przez organy publiczne.

Czy przekazujemy Pani/Pana dane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego? 
Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do podmiotów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Czy przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe automatycznie w sposób wpływający na Pani/Pana prawa?
W niektórych przypadkach PHN i dostawcy usług wykorzystują cookie, znaczniki nawigacyjne oraz inne technologie, aby automatycznie gromadzić informacje określonego rodzaju podczas wizyt użytkowników na naszej stronie internetowej. Gromadzenie tego typu informacji pozwoli nam lepiej zrozumieć i usprawnić podejmowane działania, oraz określić efektywność naszych działań marketingowych. 
Nie zawsze gromadzone w ten sposób informacje stanowią dane osobowe, tzn. pozwalają nam zidentyfikować konkretnego użytkownika, jednak może się tak stać na przykład, gdy możliwe będzie powiązanie adresu IP lub informacji o lokalizacji z konkretnym adresem e-mail użytkownika.

^[1] Polski Holding Nieruchomości, PHN – odnosi się do Grupy Kapitałowej Polskiego Holdingu Nieruchomości. Spółką wiodącą jest Polski Holding Nieruchomości S.A. z siedzibą przy Al. Jana Pawła II 12, 00 – 124 Warszawa. Wykaz podmiotów wchodzących w skład GK PHN dostępny jest na stronie www.phnsa.pl